La version de votre navigateur est obsolète. Nous vous recommandons vivement d'actualiser votre navigateur vers la dernière version.

23/03/2019 OFFRE D'EMPLOI D'ADJOINT(E) ADMINSTRATIF(VE)

Description du poste 

 

En tant qu’adjoint(e) administratif/ve; l’employé(e) sera responsable de la planification, de l'organisation et du suivi rigoureux de l'ensemble des activités de bureau. Ainsi, il endossera un rôle de soutien très important au sein de l'organisation et auprès de la directrice générale dans toutes les sphères d’activités.

La personne accueillera et informera (en personne ou par téléphone) la clientèle, les partenaires et les fournisseurs de services. L’employé(e) aura à produire et à rédiger divers types de lettres, rapports de données ou autres documents d'affaires demandés par la direction et de façon à bien aiguiller la direction. Il/elle devra aussi effectuer la comptabilité, la mise-à-jour et le classement des différents dossiers et rapports de l’entreprise. La personne doit maîtriser adéquatement les logiciels de l’environnement Office ainsi que le logiciel Acomba.

La personne pourra être appelée à organiser l'environnement de travail bureautique au sein de l'organisation notamment : Élaborer et/ou optimiser des méthodes de travail et de classement, concevoir des modèles et outils automatisés de bureau à l'aide d'applications bureautiques, concevoir et développer des outils bureautiques multimédias, faire de la prospection Web et publipostage ou encore, effectuer différentes recherches de nature administrative et financière. Tout cela, dans le but d’obtenir au bon fonctionnement de l’entreprise et de ses activités manufacturières et commerciales.

 

Description des rôles et responsabilités

  • Accueille les visiteurs et s'enquiert du but de leur visite; règle la situation ou les dirige vers la personne concernée;
  • Reçoit et traite le courrier interne et externe;
  • Règle certaines situations de nature courante et en informe les personnes concernées;
  • Complète et achemine les formulaires, requêtes internes et externes et en fait le suivi;
  • Diffuse l’information relative à sa direction via l'Intranet;
  • Assure le suivi et la mise-à-jour du système de classement et tâches qui lui sont attitrées en fonction des politiques, des normes et des objectifs organisationnels;
  • Monte des tableaux Excel, entre les données de production, compare les prix de revient avec les coûts budgétés, fait l’analyse rigoureuse de ces données, fait parler les chiffres et transmet les résultats;
  • Voit à effectuer régulièrement la mise-à-jour des différents dossiers : Entretiens machinerie, CNESST, ressources humaines, inventaire, comptabilité, achats, ventes, clients, fournisseurs, etc. et, supporte l’équipe à la gestion de tous ces volets.
  • S'assure que les rapports statistiques d'activités et les tableaux de bord de l’entreprise sont valides et complétés dans les délais; Elle interprète efficacement les résultats pour aiguiller adéquatement l’équipe.
  • Garantit le suivi régulier du budget, des comptes recevables/payables et de la comptabilité générale auprès de son gestionnaire, du comptable externe et des services financiers;
  • Effectue la tenue de livres sur Acomba adéquatement incluant les paies, facturation, bons de livraison, etc.
  • S’occupe de l’organisation de la réception et de l’expédition des commandes;
  • Assure le service à la clientèle;
  • Rédige les comptes-rendus et suivis des réunions;
  • Informe la direction des nouveautés et des résultats de production; 
  • Apporte un soutien au développement des affaires (veille stratégique, prospection et site Web);
  • Autres tâches connexes au secrétariat.

Compétences essentielles et transversales :

Essentielles :

  • Formation en secrétariat avec comptabilité ou technique en bureautique;
  • Excellente maîtrise du logiciel comptable Acomba;
  • Maitrise des logiciels Excel, Outlook et Word;
  • Expériences pertinentes dans le domaine. (3-5 ans)
  • Certificat en ressources humaines, administration et/ou marketing est un atout.
  • Excellente maîtrise du français et maîtrise de l’anglais parlé et écrit;
  • Habileté(e) à travailler avec les chiffres;

Transversales :

  • Savoir établir les priorités et trouver les ressources pour atteindre les objectifs ;
  • Appliquer des méthodes de travail efficaces et innovatrices;
  • Communiquer facilement avec les gens;
  • Démontrer de l’initiative et être capable d’auto-développement;
  • Être responsable, autonome et débrouillard(e);
  • Avoir un grand sens organisationnel;
  • Savoir agir avec tact, diplomatie, respect et politesse;
  • Être motivé(e), souriant(e), avenant(e), prévoyant(e), honnête et discret(e) ;
  • Être compréhensif(ve) et animé(e) par les besoins et visées de l’entreprise; Collaboratif(ve);
  • Reconnaître et résoudre les irrégularités;
  • Être orienté(e) vers l’action et à l’amélioration continue des procédés; Pro-actif (ve);
  • Être prêt(e) à travailler avec une équipe dynamique et pleine de projets de développement des affaires.

Emploi temps plein 35 h /sem. avec possibilité de faire des heures additionnelles en période de pointe.

Salaire 16.50$ / heure majorée selon les compétences et le savoir-être.

Merci beaucoup pour votre considération à cet emploi. Diversifié, il est très important pour la PDG. Le développement des personnes, de leurs compétences et des façons de faire sont systématiques. Au plaisir de vous connaître!

Visitez notre boutique en ligne

Trouvez la pièce à teindre 
ou la composante de bois 
qui complètera vos projets!

Nos surplus d'inventaire s'y trouvent aussi!

BOUTIQUE >

Vous avez des questions?

Découvrez les réponses aux questions 
qui nous sont demandées 
le plus souvent. 

FAQ >

Abonnez-vous à notre infolettre

Recevez nos plus récentes nouvelles, 
des trucs, des astuces 
et des inspirations liées au domaine 
de la fabrication en bois.

OBTENEZ L’INFOLETTRE>


Suivez-nous!